Порядок витребування та отримання громадянами України, документів про реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземних держав.

Порядок витребування та отримання громадянами України, документів про
реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземних держав.

Все частіше до відділів ДРАЦС України звертаються чи мало громадян з питання
витребування різних документів про державну реєстрацію актів цивільного стану як
відносно себе так і своїх рідних (повторних свідоцтв, довідок) із ближнього зарубіжжя.
На сьогоднішній день в нашій країні питанню надання громадянам правової
допомоги  стосовно витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного
стану, здійснених компетентними органами іноземних держав приділяється велика увага.
Так відповідно до ст. 59 Конституції України кожен громадянин має право на
правову допомогу. Це стосується і отримання повторних документів з інших держав. Ця
допомога надається відділами державної реєстрації актів цивільного стану (далі – відділ
ДРАЦС) на підставі двосторонніх та багатосторонніх договорів, укладених Україною з
іншими державами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні,
витребовують документи на підтвердження фактів державної реєстрації актів цивільного
стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство
закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародними
договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
Якщо договорами про правову допомогу та правові відносини у цивільних і
сімейних справах, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України,
установлений інший порядок витребування цих документів від компетентних органів
іноземних держав, то діють правила, передбачені відповідним договором.
Порядок надання правової допомоги щодо витребування документів про
реєстрацію актів цивільного стану, зокрема, між державами-членами СНД, врегульовано
Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та
кримінальних справах, підписаною 22.01.1993 року. Цей документ спрямований на
забезпечення належного захисту прав і законних інтересів осіб, що проживають на
територіях країн СНД. 14 квітня 1995 року вона набула чинності для України.
Конвенція застосовується у відносинах України з Республікою Білорусь,
Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією,
Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою
Республікою, Республікою Молдова, Грузією та Туркменістаном, а також двосторонніми
договорами України з Грузією, Республікою Узбекистан, Чеською Республікою,
Республікою Кіпр, Угорщиною, Республікою Македонія, Республікою Болгарія,
Турецькою Республікою, Румунією, Монголією, Китайською Народною Республікою,
Литовською Республікою, Латвійською Республікою, Естонською Республікою,
Республікою Польща, Грецькою Республікою, Корейською Народно-Демократичною
Республікою та Соціалістичною Республікою В’єтнам.
Правилами зазначеної Конвенції та інших міжнародних договорів визначаються
порядок зносин між Договірними сторонами, форма та зміст клопотання про надання
правової допомоги, мова, яка використовується при її наданні, порядок витребування і
вручення документів про реєстрацію актів цивільного стану.
Так для отримання документи про державну реєстрацію актів цивільного стану з-за
кордону, громадянам необхідно в першу чергу особисто письмово звернутися за правовою
допомогою у вирішенні цього питання до відділу державної реєстрації актів цивільного
стану за місцем свого проживання, маючи при собі паспорт або паспортний документ.
Далі громадянин заповнює анкету щодо витребування документів про державну
реєстрацію актів цивільного стану з території держав-членів СНД та держав Балтії у 2-х
примірниках на кожен потрібний документ, в якій вказує: назву документа, що підлягає
витребуванню; прізвище, ім’я по-батькові; дату народження та місце реєстрації; мету
витребування документа та зазначає відношення до особи, на яку витребовується

документ, тощо. Всі графи в анкеті необхідно заповнювати більш точною інформацією,
особливо найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану  на території
іноземної держави.
До анкети можуть додаватися: копія паспорта або паспортного документа; копії
свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, що підтверджують ступінь
родинного зв’язку, інші документи.
Після заповнення анкети, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, до
якого звернувся громадянин, складає доручення(прохання) про надання правової
допомоги на адресу компетентного органу іноземної держави із дотриманням вимог щодо
мови його складання та реквізитів, які передбачені відповідним міжнародним договором
або Конвенцією. Зазначені документи направляються для виконання до компетентного
органу іноземної держави.
Наказом Міністерства юстиції України від 02.08.2007 № 597/5, визначено органи,
уповноважені на здійснення безпосередніх зносин з відповідними уповноваженими
органами Договірних Сторін Протоколу в рамках виконання статті 14 Конвенції в редакції
Протоколу, а саме, з 1 жовтня 2007 року, це - відділи ДРАЦС Головного управління
юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь
юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та безпосередньо зазначені управління
юстиції. У випадку, коли державою-членом СНД не ратифіковано Протокол до вказаної
Конвенції, установи юстиції Договірних Сторін зносяться через свої центральні органи.
Після виконання прохання запитуваний орган іноземної держави пересилає
документ запитуючому відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, тому
заявник отримує прислані документи у відділі державної реєстрації актів цивільного
стану, до якого він звертався за правовою допомогою. При виконанні клопотання про
надання правової допомоги запитуваний орган застосовує законодавство своєї країни, і,
коли прохання не може бути виконане, він повертає його, повідомляючи про причину не
виконання.
Водночас чинними міжнародними договорами може бути встановлений інший
порядок витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану.
Окремо слід зазначити, що через тимчасову окупацію окремих територій України
відповідні органи реєстрації актів цивільного стану та територіальні органи юстиції
Міністерства юстиції України позбавлені можливості здійснювати свої функції.
У зв’язку з цим,  особи, які проживають на такій території, для витребування
документів про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть, заповнивши анкету,
звернутися до Міністерства юстиції України поштою на адресу: 01001, м. Київ, вул.
Городецького 13, або на електронну адресу:  themis@minjust.gov.ua , або до будь-якого
відділу державної реєстрації актів цивільного стану Міністерства юстиції України.
Якщо документ запитується з Китаю, Греції, Кіпру, Македонії чи Туреччини, до
анкети слід додавати її переклад на офіційну мову відповідної держави або на англійську
мову.
Отримати запитуваний документ заявник може особисто у визначеному ним в
анкеті відділі державної реєстрації актів цивільного стану.
Оскільки надіслання поштової кореспонденції на тимчасово окуповану територію
унеможливлено, отримати інформацію про надходження до Міністерства юстиції України
від іноземних органів юстиції документів щодо актів цивільного стану громадяни, які
проживають на тимчасово окупованій території, можуть за телефоном +38 (044) 233-64-75
або скориставшись інформацією, розміщеною у підрубриці «Щодо документів, що
очікуються від компетентних органів іноземних держав громадянами, які проживають на
тимчасово окупованій території України» рубрики «До уваги громадян!» веб-сайту
Департаменту державної реєстрації Міністерства юстиції України
(http://ddr.minjust.gov.ua).

Про надходження таких документів до обраного заявником відділу державної
реєстрації актів цивільного стану можна дізнатися за номером телефону відповідного
відділу.
Документи, які запитуються на підставі двосторонніх договорів України про
правову допомогу та правові відносини з Молдовою, Литвою, Латвією, Естонією,
Польщею, Грецією, КНДР та В’єтнамом громадяни отримують особисто виключно через
дипломатичне представництво або консульство відповідної держави в Україні, як це
передбачено міжнародними договорами із зазначеними державами.

Наталія Коваль
Головний спеціаліст відділу
державної реєстрації актів цивільного стану
Чернігівського районного управління
юстиції у Чернігівської області